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Puedes Prevenir que “Secuestren” la Reunión
Este es un tema delicado: ¿cuándo está bien interrumpir a alguien? Repasa estas pautas y siéntete seguro: a veces, una interrupción es exactamente lo que se requiere.
Cuando él/ella
- Exceden el tiempo asignado
- Son ofensivos
- Hablan de algo que no es el tema
- Son repetitivos
- Interrumpen a otros
No es fácil, pero si no actúas, a menudo significa que unos pocos participantes muy locuaces y dominantes secuestran la agenda. Los facilitadores hábiles deben aprender cuándo y cómo interrumpir. ¡Tú también puedes!
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Una pregunta que nunca debe responder un facilitador externo
Los grupos que están bregando para encontrar una solución a un asunto, a veces recurren al facilitador pidiéndole consejo, preguntando “¿Qué crees que deberíamos hacer?”
Si bien puedes sentirte halagado por su confianza en tu buen juicio, ¡resiste la tentación de expresar tu opinión! Los facilitadores expertos están advertidos y no toman partido en el debate.
En cambio, proponen estrategias efectivas, puntos de discusión y formas creativas para que el grupo mismo encuentre una solución. ¡Tú también puedes!
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Cuándo proponer un receso que no está programado
Aún si tu agenda para la reunión tiene recesos previstos (¡cada 90 minutos, por favor!), hay momentos en que, como facilitador, debes establecer un corte no previsto. Algunos ejemplos pueden ser:
1. Se presenta una emergencia médica
2. Un integrante del grupo recibe súbitamente malas noticias o está sumamente afligido
3. Ruido excesivo (como una construcción, alarmas de seguridad, campanas repicando en forma continua, mariachis) hace imposible pensar o escuchar en la sala de reunión
4. Hay gente que amenaza abandonar la reunión
5. No sabes cómo continuar con la actividad
No es vergonzoso tomar respetuosamente un tiempo extra para discernir cuál es la mejor manera de encarar una situación dada. A veces, la mejor prueba de valentía es, ciertamente, tomar un receso.
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Tres preguntas que debes hacer antes de tu próxima reunión
Todos detestamos las malas reuniones. Plantear estas tres preguntas simples –ya seas quien planifica la reunión, un participante o un facilitador profesional– será muy útil para crear mejores reuniones.
1. ¿Cuál es el propósito de la reunión?
Una idea confusa del propósito puede sabotear hasta los mejores grupos.
2. ¿Quiénes deberían asistir ̶ y por qué?
Seleccionar intencionalmente los participantes – y asegurarse de que saben por qué se les pide que asistan – aumenta el entusiasmo, la participación y la satisfacción general por la reunión.
3. ¿Cuáles son los resultados esperados?
Pensar cuidadosamente qué deseas que suceda como resultado de tu reunión y comunicar claramente esos objetivos tendrá un efecto positivo inmediato en tu organización. No olvides la evaluación posterior a la reunión, para saber si se alcanzaron o excedieron los objetivos.
Al ayudar a quien las convoca a pensar en estas cuestiones, los facilitadores experimentados agregan valor a las reuniones. ¡Tú también puedes!
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When to propose an unscheduled break
Even if your meeting agenda has breaks scheduled (every 90 minutes, please!), there are moments when, as facilitator, you should call for an unscheduled break. Here are some examples:
1. A medical emergency arises
2. A member of the group suddenly receives bad news or becomes severely distressed
3. Loud noise (such as construction, security alarms, continuously tolling church bells, mariachis) makes it impossible to think or hear in the meeting room
4. People are threatening to walk out of the meeting
5. You are at a total loss as to what to do next
There is no shame in respectfully taking some extra time to discern how to manage a given situation. Sometimes a break is, indeed, the better part of valor.
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One question an outside facilitator should never answer
Groups who are struggling to find a solution to an issue will sometimes turn to the facilitator for advice, asking, “What do you think we should do?”
While their confidence in your wisdom may be flattering, resist the temptation to share your opinion! Experienced facilitators know better than to take sides in the debate. Instead, they propose effective strategies, discussion points and creative ways for the group to find a solution for themselves. You can too!
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Three questions you need to ask your meeting facilitator
Meeting Facilitation is a blessing when done well and a curse when poorly executed. Get a preview of what it will be like to work with your prospective facilitator by asking these three critical questions and listening carefully to the answers.
1. What is your facilitation style?
Make sure their style complements your group’s needs and culture.
2. How do you plan meetings? What prep time/materials do you need?
Pay special attention to this one, since 80% of successful facilitation happens before the meeting starts!
3. What sort of deliverables you provide at the end?
Reports, recommendations and evaluations are a key element to monitoring the progress of your group and should be included in the facilitator’s work plan.
Answering these questions will reveal important information about the facilitator’s level of experience, professionalism and suitability to the job. Experienced facilitators appreciate the opportunity to explain how they work. You can too!
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You Can Prevent Meeting Hijacking
Here’s a touchy subject: when is it OK to interrupt a speaker? Review these guidelines and be assured that sometimes, interruption is exactly what’s called for.
When he/she is
- Exceeding their allotted time
- Being offensive
- Speaking off topic
- Repeating themselves
- Interrupting others
This is not easy, but failing to act often means that the agenda is hijacked by the dominant, talkative few. Skilled meeting facilitators learn when and how to interrupt. You can too!
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